Do każdego aktu notarialnego należy przedłożyć następujące dane:
- imiona, nazwiska, imiona rodziców,
- stan cywilny,
- nr dowodu osobistego lub paszportu,
- PESEL,
- adres zameldowania i adres do doręczeń, jeśli jest inny od adresu zameldowania;
niezbędnym warunkiem dokonania czynności notarialnej jest posiadanie przy sobie dowodu osobistego lub paszportu, jeżeli zaś czynność dokonywana będzie przez pełnomocnika, niezbędne jest przedstawienie pełnomocnictwa notarialnego.
Jeżeli czynność prawna dotyczy działki budowlanej, nieruchomości zabudowanej lub też niezabudowanej należy przedłożyć:
- dokument będący podstawą nabycia przedmiotowej nieruchomości, tj. akt notarialny lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku czy też wypis notarialnego poświadczenia dziedziczenia,
- numer księgi wieczystej,
- wypis z rejestru gruntów,
- zaświadczenie o miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,
- jeżeli występują zmiany gruntowe to dodatkowo wyciąg z wykazu zmian gruntowych.
Jeżeli czynność prawna dotyczy lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość należy przedłożyć:
- dokument będący podstawą nabycia przedmiotowej nieruchomości, tj. akt notarialny lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku czy też wypis notarialnego poświadczenia dziedziczenia,
- numer księgi wieczystej.
Jeżeli czynność prawna dotyczy lokalu spółdzielczego należy przedłożyć:
- dokument będący podstawą nabycia przedmiotowego lokalu spółdzielczego, tj. przydział lokalu spółdzielczego, akt notarialny lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku czy też wypis notarialnego poświadczenia dziedziczenia,
- numer księgi wieczystej, o ile dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu została założona księga wieczysta,
- stosowne zaświadczenie ze spółdzielni, o przysługującym spółdzielczym prawie do lokalu a także braku zadłużenia.
Jeżeli nieruchomość nabyta została w drodze spadku należy przedłożyć:
- prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis notarialnego poświadczenia dziedziczenia,
- zaświadczenie z Urzędu Skarbowego wskazujące, że podatek od spadku po zmarłym został uiszczony albo spadkobierca był zwolniony od jego zapłaty.
W sytuacji gdy nieruchomość została nabyta w drodze nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub darowizny dokonanej po 2007r., należy przedłożyć:
- zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego wskazujące, że podatek od nabycia w drodze nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub darowizny został uiszczony, nie należał się lub też, że zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu.
W przypadku zawierania umowy majątkowej małżeńskiej należy przedłożyć:
- odpis aktu małżeństwa.
Do poświadczenia dziedziczenia, które po zarejestrowaniu odniesie taki skutek prawny jak sądowe stwierdzenie nabycia spadku, należy przedłożyć:
- akt zgonu spadkodawcy,
- numer PESEL spadkodawcy,
- akty urodzenia spadkobierców, którzy nie wstępowali w związki małżeńskie,
- akty małżeństwa pozostałych spadkobierców,
- testament spadkodawcy (o ile był sporządzony).